Informativa sulla Privacy | Associazione Novilunio APS: Ai sensi dell’articolo 13 del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs 196/03), nonché dell’art. 13 del Regolamento europeo sulla Protezione dei Dati (“GDPR”), l’Associazione Novilunio APS fornisce, qui di seguito, l’informativa sul trattamento dei dati personali forniti in relazione alla richiesta di diventare socio della nostra associazione e di usufruire dei nostri servizi e attività.

L’Associazione Novilunio APS acquisirà e tratterà i dati raccolti secondo i criteri e principi di trasparenza, liceità e correttezza, minimizzazione, pertinenza e proporzionalità, limitazione della conservazione, sicurezza e integrità.

1) Finalità del trattamento e conferimento obbligatorio dei dati
I dati forniti, che possono riferirsi anche a persona minore di età, sono necessari per l’espletamento delle operazioni amministrative finalizzate alla gestione e all’organizzazione delle attività istituzionali e all’adempimento dei seguenti scopi:
• ricevere l’iscrizione all’associazione e permettere di finalizzare la richiesta, ricevendo comunicazione a conferma dell’iscrizione; ricevere il pagamento della quota associativa e relativa ricevuta.
• Raccogliere l’iscrizione agli aggiornamenti pubblicati sul nostro sito “novilunio.net”
• Raccogliere l’adesione ad attività, incontri e servizi organizzati dall’Associazione
• Raccogliere l’autorizzazione a ricevere informative relative alla promozione e gestione di donazioni a favore dell’associazione.
• Ricevere il promemoria del rinnovo della quota annuale per i soci dell’Associazione.

I dati da Lei forniti, relativi a Lei e/o al minore, saranno trattati oltre che per le suddette finalità anche per ottemperare ad eventuali obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria. Il mancato, inesatto o parziale conferimento dei dati personali potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di poter partecipare alle attività della nostra Associazione.
La domanda di iscrizione ad Associazione Novilunio APS conterrà unicamente la richiesta di Cognome e Nome (obbligatorio) del richiedente al fine dell’inserimento nell’elenco soci, nonché la residenza (obbligatoria ai fini dell’invio della convocazione della Assemblea), l’indirizzo di e-mail (per l’invio di aggiornamenti ed eventuali newsletter) e il numero di telefono cellulare (facoltativo). In nessun caso il modulo di iscrizione ad Associazione Novilunio APS conterrà richieste o caselle che distinguano il socio in quanto ammalato o non ammalato di una qualsiasi patologia o comunque di un dato di tipo sanitario.
Associazione Novilunio APS è consapevole che, in virtù delle richieste che perverranno ai propri operatori, in alcuni dati sanitari quantomeno quello riguardante lo status di persona con una diagnosi di demenza o di qualsiasi altra condizione riguardante la salute (già di natura sensibile ed oggi dati particolari ex art. 9 GDPR, dei soggetti e per le finalità sopra elencate) potranno dover essere trattati dal Titolare. L’esiguità del fenomeno e il fatto che il trattamento è occasionale e non costituisce attività principale dell’Associazione esclude che tale trattamento avvenga su “Larga Scala”.
Il Titolare non utilizzerà i dati forniti per fini diversi da quelli connessi al servizio, tra quelli elencati sopra, a cui l’utente interessato ha aderito, o solo entro i limiti indicati di volta in volta nell’eventuale ulteriore informativa specifica a corredo del diverso e particolare servizio richiesto dall’utente.


2) Eventuale raccolta e trattamento di dati particolari
Si precisa che il possibile trattamento di dati sensibili, ed oggi “dati particolari” ex art. 9 GDPR, astrattamente effettuabile da Associazione Novilunio APS rientra tra quelli previsti dal GDPR e in precedenza dalla Autorizzazione Generale al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni, n. 3/2012, emessa dal Garante Privacy il 13 dicembre 2012. Più in particolare, ai sensi del predetto GDPR, le associazioni anche non riconosciute, le organizzazioni assistenziali o di volontariato e le APS sono autorizzate dal Garante a trattare i dati sensibili ed oggi dati particolari ex art. 9 GDPR relativi:
1. ai soci e associati nonché ai loro famigliari e conviventi;
2. agli aderenti, sostenitori e sottoscrittori nonché a coloro che hanno contatti regolari con l’associazione;
3. ai beneficiari, agli assistiti ed ai fruitori delle attività o dei servizi prestati dall’associazione;
per il perseguimento di scopi determinati e legittimi individuati dall’atto costitutivo o dallo statuto e per il perseguimento di finalità di beneficenza, assistenza sociale o socio-sanitaria.

Nel caso debba avvenire il trattamento del dato particolare riguardante la salute, ciò avverrà a seguito dell’invio di una idonea informativa, anche senza il consenso scritto degli interessati. Ai sensi dell’Art. 9 comma 2 lettera C GDPR il trattamento dovrà considerarsi necessario per tutelare un interesse vitale dell’interessato.

3) Finalità ulteriori del trattamento perseguibili previo consenso
Previo Suo consenso, eventuali testimonianze scritte, fotografie, video o altro materiale multimediale conferito o prodotto dall’Associazione Novilunio APS potranno essere utilizzate nell’ambito delle attività istituzionali e potranno essere pubblicate sul sito Internet di Associazione Novilunio (novilunio.net) e sui canali ad esso collegati in ambito social on line (Facebook, Twitter, Youtube, LinkedIn a titolo esemplificativo ma non esaustivo), nonché usate per pubblicazioni cartaceo/digitali dell’Associazione Novilunio APS o utilizzati per azioni di comunicazione e veicolate a mezzo stampa, tv e internet a supporto di articoli su media locali e nazionali esclusivamente. Per tali finalità, Le sarà sottoposta una apposita Liberatoria in calce a questa informativa.

4) Logica e modalità del trattamento
In merito all’utilizzo dei dati, Associazione Novilunio APS dichiara che:
1. I dati raccolti NON sono utilizzati dal Titolare Associazione Novilunio APS o da terzi per prendere decisioni che producono effetti giuridici
2. I dati raccolti NON sono utilizzati dal Titolare Associazione Novilunio APS o da terzi per decisioni che possono impedire agli interessati di avvalersi di un servizio
3. I dati raccolti NON sono utilizzati dal Titolare di Associazione Novilunio APS o da terzi per attività di scoring, valutazione o profilazione degli interessati;
4. I dati raccolti NON sono utilizzati dal Titolare Associazione Novilunio APS o da terzi per attività di profilazione, combinazione e raffronto di insiemi di dati provenienti da diverse fonti
5. Il Titolare Associazione Novilunio APS NON tratta dati sensibili estremamente personali quali dati giudiziari o opinioni politiche;
6. Il Titolare Associazione Novilunio APS NON tratta dati personali su larga scala
7. Il Titolare di Associazione Novilunio APS POTREBBE TRATTARE saltuariamente sommari e quantitativamente minimali dati di salute (art. 9 GDPR) riguardanti soggetti vulnerabili ammalati di Sclerosi Laterale Amiotrofica, consistenti unicamente nella data di insorgenza della malattia e nella sua evoluzione
8. Il Titolare Associazione Novilunio APS NON utilizza soluzioni tecnologiche avanzate quali internet of things, riconoscimento facciale o similari;
Il trattamento viene effettuato dall’Associazione Novilunio APS, direttamente o attraverso terzi, su schede manuali, realizzate anche con l’ausilio di mezzi elettronici, conservate in luoghi chiusi, la cui chiave è detenuta dal Presidente e dagli incaricati dell’amministrazione, ovvero in maniera informatizzata, su un PC posto presso la sede dell’Associazione che è attrezzato adeguatamente contro i rischi informatici (firewall, antivirus, backup periodico dei dati). Autorizzati ad accedere a tali dati sono il Presidente e gli incaricati dell’amministrazione. Ai sensi dell’art. 4 n. 2 del GDPR, il trattamento dei dati personali potrà consistere nella raccolta, registrazione, organizzazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.

5) Titolare e categorie degli Incaricati in ambito Associazione Italiana Novilunio
Il Titolare del trattamento dei suoi dati personali è: Associazione Novilunio APS, con sede legale in Viale Codalunga 10/B, 35138 Padova. Il responsabile della protezione e del trattamento dei dati (DPO) è Eloisa Stella.
Il consenso rilasciato sarà considerato valido per tutta la pluralità di prestazioni erogate e attività organizzate, dai diversi incaricati che operano con l’Associazione appartenenti alle categorie dei soci, degli addetti all’amministrazione e dai consulenti e dei responsabili delle attività e servizi erogati e nella presa in carico individuale (es. facilitatori, formatori, terapisti, medici, assistenti sociali, docenti). Tale consenso potrà essere da Lei revocato o rettificato in ogni momento. Detto personale è stato designato incaricato del trattamento ai sensi dell’art. 30 D.lgs. 196/2003 e dell’art. 29 del RGPD, ed ha ricevuto, al riguardo, adeguate istruzioni operative.

6) Categorie di soggetti terzi ai quali i dati potrebbero essere comunicati in qualità di Titolari o che potrebbero venirne a conoscenza in Qualità di Responsabili o Incaricati
Associazione Novilunio si avvale, a seconda dei fini, anche di propri incaricati o responsabili appartenenti alle categorie dei Soci lavoratori, degli impiegati amministrativi e di altri terapisti e professionisti che operano in ambito clinico e sociale.

I dati potranno essere comunicati:
• ai soggetti deputati allo svolgimento di attività a cui l’Associazione è tenuta in base ad obbligo di legge (commercialista, assicuratore, sistemista, ecc.);
• a quelle persone fisiche e/o giuridiche, pubbliche e/o private quando la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento dell’attività istituzionale (formatori, Enti Locali, Enti sanitari, fornitori, ecc.).
Alcuni dati potranno essere comunicati a destinatari con sede extra UE (es. Google LLC o Mailchimp/Rocket Science Group LCC ai fini della gestione della newsletter o dell’archiviazione o gestione di documenti in cloud) che hanno sottoscritto accordi diretti ad assicurare un livello di protezione adeguato dei dati personali, o comunque previa verifica che il destinatario garantisca adeguate misure di protezione.
Ove necessario o opportuno, i soggetti cui vengono trasmessi i dati per lo svolgimento di attività per conto dell’Associazione saranno nominati Responsabili (esterni) del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Per il funzionamento del sito di Novilunio è nominata Responsabile interno la dr.ssa Eloisa Stella, presso la sede dell’Associazione Novilunio. Ogni informazione in merito alla individuazione degli ulteriori responsabili del trattamento e dei soggetti cui vengono comunicati i dati può essere richiesta presso la sede dell’Associazione Novilunio via mail all’indirizzo info@novilunio.net.

Nell’ipotesi in cui l’interessato richieda una attività che comporta la trasmissione dei suoi dati a soggetti terzi (quali possono essere, ad esempio, il Comune, gli Enti Territoriali, le ASL, organizzazione di convegni e simposi, corsi di formazione …), Associazione Novilunio APS renderà apposita informativa. In tale ipotesi si procederà, per quanto possibile, a raccogliere il consenso scritto dell’interessato, ad eccezione del caso in cui quest’ultimo sia incapace di intendere e di volere e sia affiancato da un Amministratore di Sostegno o Rappresentato da un Tutore.

7) Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti ai sensi dell’articolo 7 del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs 196/03) e degli artt. 15 e ss. del RGPD
Ai sensi dell’art. 7 del d.lgs. n. 196/2003 e del Capo III del RGPD (artt. 15, 16, 17, 18, 20, 21), i soggetti interessati a cui si riferiscono i dati personali, o i loro esercenti potestà, hanno il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l’origine, verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione o l’aggiornamento, oppure la rettificazione, chiederne la cancellazione, richiedere la limitazione del trattamento o opporti allo stesso, richiedere la portabilità dei dati. I soggetti hanno inoltre il diritto di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento. Le richieste vanno rivolte all’indirizzo fisico del Titolare o per email all’indirizzo info@novilunio.net.

8) Conservazione dei dati raccolti
I dati saranno utilizzati dall’Associazione fino alla cessazione del rapporto associativo. Dopo tale data, saranno conservati i soli dati la cui conservazione risponde ad obblighi legali o contabili o fiscali o ad esigenze di tutela dell’Associazione. Il nominativo sarà conservato, a titolo di archivio storico, nel libro soci cartaceo custodito presso l’Associazione. Più specificamente:
• i dati dei soci potranno essere conservati fintanto che l’interessato cui i dati si riferiscono mantenga la propria qualifica di socio oppure per un tempo superiore, laddove ciò corrisponda ad un obbligo di legge;
• i dati dei sostenitori o donatori potranno essere conservati soltanto laddove ciò corrisponda ad un obbligo di legge e comunque con riferimento all’articolo 6 della – Autorizzazione generale n. 3/2016 al trattamento dei dati sensibili (ed oggi dati particolari ex art. 9 GDPR) da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni
• i dati dei soggetti che hanno con l’associazione contatti regolari potranno essere conservati soltanto per il tempo necessario ad evadere le richieste dell’interessato o oppure per un tempo superiore, laddove ciò corrisponda ad un obbligo di legge e comunque con riferimento all’articolo 6 della – Autorizzazione generale n. 3/2016 al trattamento dei dati sensibili (ed oggi dati particolari ex art. 9 GDPR) da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni
• i dati dei soggetti che hanno con l’associazione contatti regolari potranno essere conservati soltanto per il tempo necessario ad evadere le richieste dell’interessato o oppure per un tempo superiore, laddove ciò corrisponda ad un obbligo di legge.